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Le rapatriement en cas d’urgence

Jan 2, 14 • RelocationNo CommentsRead More »

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Au cours des dernières années, les rapatriements d’urgence sont devenus de plus en plus fréquents. Beaucoup d’expatriés et de gestionnaires de la mobilité internationale ne sont absolument pas préparés quand ils font face à ce type de situation. Il n’est certainement pas facile de prévoir une urgence et de planifier chaque étape avant que cette situation ne survienne. Cependant, un certain nombre de mesures peuvent être prises à l’avance pour mieux se préparer et savoir comment réagir en cas de situation d’urgence.
Un rapatriement d’urgence est défini comme un déplacement immédiat et rapide d’expatriés situés dans une zone présentant une menace ou un danger, afin d’assurer le retour rapide de ces individus, généralement, dans leur pays d’origine.

Une distinction doit être faite entre les situations d’urgence publiques et personnelles.

Les urgences personnelles affectent uniquement un individu et les personnes à sa charge. Elles peuvent être dues, par exemple, à une maladie, un problème médical ou au décès d’un membre proche de la famille.
Les urgences publiques sont souvent plus complexes et très difficiles à gérer pour les professionnelles des ressources humaines, car elles concernent souvent plusieurs expatriés ou même l’ensemble de la population expatriée et leurs ayants droit, dans un pays, une région ou sous-région.

Les situations d’urgence publiques sont, par exemple, les catastrophes naturelles, les guerres ou les troubles politiques ou civils, qui ont provoqué des vagues de rapatriements d’urgence depuis plusieurs pays africains, ces dernières années.

En décembre 2006, plusieurs grandes compagnies pétrolières ont décidé de rapatrier des centaines d’expatriés en provenance du Nigeria en raison de troubles politiques pendant les élections présidentielles. La difficulté particulière dans cette affaire a été que les rapatriements ont eu lieu juste après le début des vacances de décembre. Beaucoup d’expatriés, avaient déjà quitté le pays sans en informer le département des ressources humaines dans leur pays d’origine, ou étaient injoignables pour des raisons personnelles ou techniques. Les vols réguliers étaient déjà surbookés à ce moment de l’année, et de nombreux prestataires de services en Europe (fournisseurs de logement temporaire, sociétés de transport ou de location de meubles, entreprises de déménagement, etc.) n’étaient pas disponibles en raison des fêtes de fin d’années, ou étaient incapables de gérer un si grand nombre de personnes transférées dans un si court délai. Il est intéressant de comparer les différences entre les politiques de rapatriement mises en œuvre par les multinationales concernées. Face au même type de situation d’urgence, certaines entreprises ont décidé de rapatrier tout leur personnel, d’autres ont limité le rapatriement aux conjoints de salarié expatriés avec des enfants en bas âge. Ce type de décision, qui doit souvent être pris en quelques heures, peut avoir des conséquences importantes non seulement sur les expatriés eux-mêmes, mais aussi sur l’entreprise. L’employeur est entièrement responsable de la sécurité de tout le personnel itinérant, des expatriés et des salariés à l’étranger. Ce devoir de vigilance et de protection des salariés doit prendre en compte tous les potentiels facteurs de risques. L’employeur est tenu d’une obligation de résultat dans ce domaine.

Pour préparer efficacement les rapatriements d’urgence, les dix points suivants sont essentiels:

1. Maintenir la base de données de vos expatriés à jour à tout moment. Les données peuvent inclure des informations détaillées sur chaque expatrié et les personnes à leur charge dans le pays de résidence. Votre base de données peut contenir des renseignements sur les coordonnés des salariés, leurs besoins médicaux spécifiques, leurs exigences en cas de rapatriement d’urgence, leurs attentes sur la scolarité ou le logement, les coordonnés de leur famille dans le pays d’origine, etc.

2. Mettre en place des règles et des directives internes claires, concernant les situations d’évacuations et de prises d’otages, auxquelles les expatriés sont tenus d’adhérer, par une clause dans leur contrat, avant leur affectation à l’étranger.

3. Communiquer un numéro de téléphone unique à l’avance. Ce numéro sera celui de votre hotline que vous installerez en cas d’urgence.

4. Sélectionner des prestataires de services fiables et à l’avance, pour couvrir tous les secteurs de l’assistance qui peuvent être nécessaires, tels que le transport aérien, les services de relocation, les services d’une hotline, la location de voiture, la recherche de logement temporaire et permanent, l’assistance scolaire, les services d’immigration pour les citoyens non-européens, l’assistance médicale et psychologique, etc. Signer des pré-contrats, avec ces prestataires de services, incluant une obligation d’assistance à n’importe quel moment de l’année, même avec un court délai de prévenance.

5. Former régulièrement tous les expatriés, les personnes à leur charge, votre personnel des ressources humaines et de sécurité, et vos prestataires externes pour être sûr que vos règles, directives et vos procédures de sécurités sont connues et appliquées correctement en cas d’urgence. Testez, au moins une fois par an, vos prestataires de services en leur confiant une situation d’urgence impliquant le personnel de leur hotline.

6. Vous assurer que les expatriés conservent tous les documents de voyage nécessaires, carnet de vaccination, certificat de mariage et de naissance, et qu’ils soient à leur disposition et mis à jour, à tout moment.

7. Informer les expatriés sur la nécessité de garder un kit de voyage à portée de main à tout moment.

8. Garder à portée de main des fournitures d’urgence pour vos expatriés (des produits d’hygiène et de première nécessité, des couvertures, des kits médicaux, des torches …)

9. Garder les plans du projet d’urgence et les coordonnées de l’équipe concernée à portée de main, y compris les informations sur la disponibilité de votre personnel et leurs coordonnées pendant les vacances.

10. Mettre en place une cellule de veille interne ou externe dont le rôle est d’observer toutes les régions de vos salariés expatriées, afin de prévoir les éventuels troubles politiques ou civils, les guerres, les situations de prise d’otages ou les catastrophes naturelles.
En somme, il peut être constaté qu’une situation d’urgence se produit souvent dans une région et à un moment inattendu, ce qui rend difficile la planification des actions à mettre en œuvre. Cependant, une bonne préparation, une sélection judicieuse des prestataires de services et la formation de toutes les parties prenantes, contribuera à rendre vos rapatriements d’urgence plus sûrs et aisés que possible.

Martina Meinhold, Management Mobility Consulting

 

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